É comum que notas fiscais eletrônicas sejam submetidas à Secretaria de Fazenda e não sejam aprovadas. O envio incorreto pode gerar multas para o negócio. Por isso, a melhor forma é conhecer os principais erros e aprender como evitá-los. Confira!
O certificado digital — identidade eletrônica para pessoas ou marcas que equivale a um CPF ou CNPJ no mundo virtual — precisa estar ativo para validar os seus registros. O “Erro 90” ocorre quando há a inexistência de um certificado ou há algum problema com o cadastro.
Confirme, primeiramente, se a data de validade não está expirada. Se estiver, será preciso entrar em contato com uma Autoridade Certificadora credenciada no padrão ICP-Brasil, somente ela poderá reativar o certificado. Caso o problema não seja esse, tente reinstalar o certificado e conferir as conexões com a internet.
A rejeição ou o “Erro 508” ocorre quando há algum problema com o CNPJ informado. Pode ser que o CNPJ cadastrado seja nulo ou seja válido apenas para transações no exterior. Assim, é preciso corrigir esse campo para que a NF-e seja criada e validada.
A nota fiscal eletrônica (NF-e) não deve ser confundida com a nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e). A NF-e é para venda de produtos e segue as regras da SEFAZ. Já a NFS-e é utilizada para venda de serviços e segue as regras do município.
Confundir esses dois documentos é muito comum para empreendedores iniciantes. O DANFE é o Documento Auxiliar que acompanha a mercadoria desde o trajeto até o recebedor, porém, sem validade jurídica.
A nota fiscal eletrônica é um documento digital e valida as operações de transações do Brasil. Ela nasceu para substituir a nota fiscal de papel, e o que garante sua veracidade é a chave de números da nota.
O código é composto por 44 dígitos e possibilita a consulta e o download do XML da NF-e. O XML ou Extensible Markup Language é a versão digital e corresponde ao padrão nacional exigido pelos órgãos fiscalizadores, pois as notas fiscais precisam respeitar um padrão de dados contidos. Esse arquivo precisa ser armazenado por, no mínimo, 5 anos.
Mesmo sendo documentos diferentes, é preciso que a NF-e e a DANFE contenham os mesmos dados e valores, caso contrário as multas podem chegar a 100% do valor da compra.
Há gestores que acreditam que é possível agrupar todas as vendas de um período em uma única nota fiscal, mas saiba que isso não é verdade. Cada venda precisa ter uma nota fiscal única, independentemente do valor da transação.
A nota fiscal eletrônica também deve ser gerada a cada compra para garantir que o cliente tenha direito sobre essa transação. Ao gerar notas avulsas, se você tiver qualquer problema com uma compra específica, é possível cancelar somente aquela NF-e em questão.
Ao cometer algum erro na elaboração da NF-e, é preciso corrigi-lo imediatamente. Mesmo equívocos menores como erros de digitação e outras inconsistências podem levar sua marca a ser autuada com altas multas.
A parte boa é que ao cometer um erro, é possível requisitar retificações dentro de certos prazos. Por exemplo, nos casos de erros de digitação, cálculos fiscais ou desistência da compra, é possível cancelar a NF-e no prazo máximo de 24 horas.
No caso de correção ocorrida na emissão, desde que não seja sobre o valor do imposto, na data de emissão, data de saída ou mudança dos dados cadastrais, é possível retificá-la em até 30 dias.
É importante ressaltar que na falta de alguma informação dos campos obrigatórios, a autorização da nota fiscal não será efetuada.
Esse é um erro comum cometido pelos empreendedores digitais.
No caso da Hotmart, por exemplo, o produtor deve obrigatoriamente emitir a Nota Fiscal para seus compradores no valor total da venda.
A Hotmart emite ao vendedor as Notas Fiscais sobre as comissões retidas por ela, enquanto o afiliado emite um recibo gerado automaticamente na conta Hotmart sobre cada comissão recebida.
É comum que produtores digitais deduzam percentuais do afiliado, coprodutor ou do meio de pagamento que utilizam. Essas situações estão incorretas e podem gerar prejuízo no momento da fiscalização.
Qualquer uma das situações é totalmente incorreta e pode trazer grandes prejuízos para o seu negócio em caso de fiscalização.
Por exemplo, se você é produtor e possui um coprodutor, vende com ajuda de afiliados e utiliza plataformas para receber, haverá custos para esses parceiros e é um erro retirar esses valores da nota fiscal.
Se você vende um produto por R$ 100,00, por exemplo, o valor da nota fiscal deve ser exatamente esse, mesmo que no fim das operações você fique com apenas R$ 50,00 da venda. Essa situação também faz com que você repense o valor dos produtos e do percentual de ganho de cada pessoa envolvida nesse processo.
É obrigação das marcas organizarem e armazenarem as notas fiscais de forma que a fiscalização possa acessar os dados, quando necessário. A norma está contida na legislação tributária (artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional).
Hoje, há vários softwares que auxiliam no armazenamento e na organização das notas fiscais, garantindo que os documentos estejam sempre disponíveis para você e para os órgãos fiscalizadores.
Antes de emitir as notas fiscais eletrônicas de um negócio online, é importante revisar, prestar atenção às informações e, se for necessário, procurar profissionais da área para um melhor assessoramento.
Uma vez transmitida à Secretaria da Fazenda, retificar a nota fiscal será difícil, precisando enviar uma Carta de Correção Eletrônica. Mesmo assim, não é garantido que o campo desejado seja alterado.
É inegável que a legislação tributária do Brasil possui muita burocracia. Contudo, a melhor forma de estar dentro da lei é conhecendo seus termos e dominando alguns conceitos imprescindíveis de como emitir nota fiscal eletrônica a qualquer empreendedor.
