De acordo com a Lei 14.967/09 (Art. 23), todas as empresas têm a obrigatoriedade do arquivamento de Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) por cinco anos, e seu não cumprimento estipula às empresas multas salgadas, de no mínimo R$ 174,50 por documento fiscal faltante – ou um percentual sobre o valor da nota, dependendo da irregularidade. Imagine o valor multiplicando por dezenas, centenas ou até milhares de vezes para empreendedores que emitem um grande volume de notas e têm dificuldade no armazenamento e organização desses arquivos.

Aplicativos realizam de forma simples a consulta, gestão, localização e download de NFes. A ferramenta é integrada aos ERPs (sistemas para gestão empresarial) e aos sistemas das Secretarias Estaduais da Fazenda – SEFAZ, para monitoramento dos status em tempo real.

"O armazenamento não é um problema, uma vez que diversas plataformas fazem isso, mas a gestão das notas é maior dificuldade das empresas, tanto pelo volume de quanto pela complexidade da operação. Encontrar um arquivo de anos atrás, de um determinado fornecedor, com um valor específico ou alguma que foi cancelada é uma tarefa que demanda muito tempo ou até um funcionário exclusivo, mas que pode ser realizada em segundos com o NFe Cloud", explica Alison, diretor executivo da NFe Cloud.

Arquivamento inteligente

O aplicativo armazena, organiza, importa e valida as Notas Fiscais Eletrônicas, utilizando tecnologia da Amazon WebServices. Seu sistema atua de forma preventiva a fim de evitar que alguma nota fique para trás ou sem assinatura digital, o que invalidaria o documento. Uma vez no sistema, a nota é autenticada e validada junto ao SEFAZ.

Entre outras funções estão a identificação de possíveis erros de digitação nas notas, definição de valor mínimo e máximo para as NFes e emissão de alertas, caso alguma delas esteja fora dos parâmetros. O cliente também é avisado quando uma nota é faturada no CNPJ errado ou cancelada.

"Os recursos do aplicativo ajudam as companhias de pequeno porte a não dependerem somente dos contadores, ao mesmo tempo em que também auxilia esses profissionais a terem controle da contabilidade de seus clientes", explica Alison.

A plataforma disponibiliza os arquivos em um único lugar de forma organizada e segura nos formatos DANFe, XML, ZIP e Excel. Somado aos outros recursos, também é possível manifestar esses documentos, o que é uma obrigação fiscal para empresas.

Economia com dispositivos de armazenamento e multas. O serviço representa economia, uma vez que o empresário que estiver em conformidade com as leis fiscais fica livre de multas, além de ganhos em produtividade e mão de obra.

Para empresários de todos os segmentos

Independentemente do setor, toda empresa tem a obrigação de arquivar suas notas de entrada e saída

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